現場で起きやすい1on1ミーティングの課題と解決方法

こんにちは、TeamUp編集部です。今回は、1on1ミーティングを導入した後に起こりがちな問題と、その解決策についてご紹介します。

「なんとなく大変そう」と1on1ミーティングの導入を後回しにしていた方にとっては、起こりうる問題に備え、導入を前進させられるきっかけとなるかもしれません。

1on1ミーティング導入後の「あるあるトラブル」

まず、はじめにぶつかる問題は「1on1ミーティングが開始・継続されないこと」です。1on1ミーティングは数値的な効果がわかりにくい施策であるため、目的が伝えられていなかったり不明瞭なままだったりすると、そもそも1on1ミーティングが実施されなくなってしまいます。また、目的を十分に浸透できていても部下の人数が多い場合､上司側の負荷が多くなってしまい継続されにくくなってしまいます｡

次に、1on1ミーティングの時間を確保したのは良いものの「何を話したら良いのかわからない」という場合が多くあります。世間話や「最近どう？」といった会話に終始してしまい、時間を有効に活用できていないような感覚に陥ってしまいます。

最後のケースは、「上司が話しすぎてしまうこと」です。時間が確保されたのを良いことに、上司が普段思っていることを一方的に話してしまう場合がよくあります。部下が上司の言葉を受け入れられない状態で話し続けても、フィードバックとして伝わることはなく、むしろ「1on1ミーティングは詰められる時間」として印象づけられてしまいます。

「あるあるトラブル」を超えるためには

ここまで紹介した起こりがちな問題を解消するには、それぞれポイントを抑える必要があります。

「1on1ミーティングが開始・継続されない」の解決策

まずは、1on1ミーティングの目的を定義し、上司と部下の双方に周知しましょう。数値としての成果がわかりづらい施策なので、この時間にどのような意味を持たせているのかが非常に重要になってきます。｢なぜ1on1ミーティングが必要なのか｣｢どのような効果があるのか｣｢具体的なやり方は?｣など、理由／効果／方法の3点を明確にし､現場に周知すると1on1ミーティングが開始､継続されやすくなるでしょう｡

そして、運用設計の面では、上司1名あたりの担当部下の人数に気をつけましょう。部署によっては10名~15名という部下を持っている上司の方がいらっしゃいますが、多くても8名程度にし、負荷がかかりすぎないように調整します。組織として調整が難しい場合､1段階階層を設け､負荷を分散する方法や頻度を見直すことで継続を促すことができます｡

「何を話したら良いのかわからない」の解決策

1on1ミーティングが導入されたら、上司と部下の双方が準備をするようにしてもらいましょう。相談事や話したいことを事前に部下から上司へ共有しておくことで、「話すことがない」という問題を解消できたり、部下が考えていることを中心に話を進めたりすることができます。

また、話す内容を上司と部下双方に設定してあげることも効果的です｡1on1ミーティングでは、｢業務｣｢キャリア｣｢コンディション｣が主なテーマです｡このような項目をツールやエクセルを活用しながら提示してあげると、迷わず話す内容を整理することができます｡

「上司が話しすぎてしまう」の解決策

上司が話しすぎてしまう問題を解決する上では、1on1ミーティングが部下のための時間であること､聞き手に徹することが重要であることを十分に理解してもらう必要があります｡研修や資料などを用いて1on1ミーティングの進め方や注意点を十分に浸透させると効果的です｡

備え方次第で、1on1ミーティングの定着率は変わる

起こりやすい問題を認識し備えておくことで、1on1ミーティング導入が非常にスムーズに進みます。ぜひ、ご紹介したポイントを活用しながら、1on1ミーティングの導入を計画してみてください。